職場の空間を広くする方法!文書の電子化でコスト削減

書類管理を効率化する

システム

保存や共有を容易に

オフィスでは日々膨大な量の文書を取り扱っていますが、その中には内容自体は必要であるものの、必ずしも紙の書類として保管していなくても構わない性質のものもあります。こうした文書は電子化することによって整理することができます。文書の電子化とは、書類をスキャンしてデジタルデータ化することをいいます。保存形式はJPEGやPDFなどがおなじみです。電子化されたデータはコピーが容易になるため、情報共有やバックアップなどがしやすくなります。現在、文書の電子化は多くの専門業者がサービスを提供しています。選定に当たっては料金や納期が比較ポイントになるのは当然ですが、それ以外にサービスの内容にも注目する必要があります。たとえばインデックスの作成です。電子化するといっても、書面をただ画像データにしただけでは、文書保管スペースの節約程度にしか役に立ちません。インデックス入力を行うことで、キーワード検索によって該当の文書を迅速に取り出せるようになれば、業務の効率化に役立ちます。この検索精度がどの程度高いかが、業者を評価する際の重要なポイントとなります。さらに、重要文書を電子化する際は、電子署名を付加するサービスがあると便利です。紙の元本がなくても、電子データ単独での法的な証拠能力が強化されます。また、電子化が終了した書類は廃棄処分されますが、処分方法についてもチェックする必要があります。情報が外部に洩れたりしないよう、厳正かつ安全に処理されるかどうかがポイントとなります。