職場の空間を広くする方法!文書の電子化でコスト削減

書類管理を効率化する

文書の電子化は、紙の書類をスキャナで取り込み、デジタルデータ化することをいいます。オフィスにおける保管スペースの節約や、情報共有の効率化に役立ちます。業者に委託する際は、文書検索機能の使い勝手や電子署名の利用の可否、セキュリティ体制などを基準にしてサービスを選ぶようにします。

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コスト削減の方法

オフィス

省スペースを実現できる

オフィスの効率化が求められています。オフィスにかかる固定費用はビジネスの収益を圧迫するのです。そのため、オフィスでは様々な工夫を用いてコスト削減を行っているのです。仕切りをなくすなどワンスペースや、フリーアドレスデスクの活用無線LANによるフリースペース、可動式会議室などです。そして書類などの保管をデータにすることで省スペースを実現させることができます。キャビネットや、保管庫などは、最も無駄なスペースになります。キャビネットを撤廃することで見た目の整理ができるほか、セキュリティ上のリスク回避にもなります。文書を電子化することでスペースの有効活用を実現させることができる他、検索性に優れるため、業務の効率化にもつながります。そのため、新たな文書を電子化する試みは多くの会社で実施されています。既に存在する大量の文書を電子化するには、業者の力を借りることがベストです。手書き文書などはPDFにするかOCRなどを用いて電子化します。チューニングなどを加味すると素人では、上手にいかないことが多くなっています。そのため、プロの支援を借りて短時間に整理できる方法を採用する方が効率的なのです。サーバーを自社に置かずクラウドサービスを利用することもオフィスのスペースを少なくすることができます。電子化と同様にスペースメリットが高くなるほか、セキュリティを高めることにもつながります。そのため、自社サーバーを撤廃する企業が多くなっているのです。

紙はデジタルに変換を

倉庫に眠っている紙に印刷された大切な文書は、デジタル化して、使い勝手をアップさせましょう。ただし、企業で独自に電子化を行なうと、手間がかかりすぎるため、信頼のできるスキャン業者に頼むことをお勧めします。

メリットが多いデジタル化

会社のことを考えるなら、利用方法に色々な制約がある紙の文書は卒業して、電子化された文章へとグレードアップしましょう。電子化するには面倒な作業が必要ですが、それは専門のスキャニング装置を持つ業者に頼んでしまえば解決します。